Es braucht neue Wege der Zusammenarbeit

In der heutigen Arbeitswelt streben Unternehmen und Organisationen nach Effizienz und Produktivität. Zeitraubende, ermüdende und unproduktive Meetings geraten hier schnell in die Kritik – zumal wenn der ganze Arbeitstag nur noch aus einem Meeting Marathon besteht und Mitarbeitende von einem ins nächste Meeting springen müssen.

Oftmals braucht es dann die erste Hälfte des Meetings dazu, um alle Teilnehmenden abzuholen und auf das jeweilige Thema einzustimmen. Weiter geht es dann mit einer wenig zielführenden Diskussion, die von zwei starken Wortführer:innen dominiert wird. Kurz vor Meetingende verabschieden sich die ersten Teilnehmenden bereits, da sie – Meetingmarathon lässt grüßen – bereits ins nächste Arbeitsmeeting müssen. Der Aufwand für diese Art von Meetings (Zeit, Ressourcen,…) steht in keinem Verhältnis zum eigentlichen Nutzen. Um hier Abhilfe zu schaffen, kommt die asynchrone Kommunikation ins Spiel. Sie revolutioniert nicht nur die Art und Weise der Interaktion, sondern ermöglicht auch ein effektiveres Meetingmanagement.

Asynchrone Kommunikation - Was ist das?

Asynchrone Kommunikation ermöglicht den Informations- oder Ideenaustausch ohne die Notwendigkeit, zur gleichen Zeit online sein zu müssen. Jede Person kann Informationen dann lesen oder darauf reagieren, wann es für sie oder ihn zeitlich passt. Statt Echtzeit Gespräche zu führen, nutzen Teams Werkzeuge wie E-Mails, Projektmanagement- Plattformen und Chat-Apps, um Nachrichten und Updates zu senden und zu empfangen. Dies ermöglicht es Mitarbeitenden, in ihren eigenen Zeitplänen zu arbeiten und flexibel auf Informationen zu reagieren.

In 5 Schritten zur aktiven Community

Du möchtest asynchrone Formate im Rahmen eines passenden Community-Netzwerkes umsetzen? Erfahre in unserem Leitfaden, wie du eine lebendige und transparente Wissenskultur im Rahmen einer Online-Community nachhaltig aufgebaust und aktivierst.

Anwendung von asynchroner Kommunikation

Kollaborative Dokumentenbearbeitung: Plattformen wie Google Workspace oder Microsoft 365 erlauben es Teammitgliedern, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, Änderungen vorzunehmen und Kommentare zu hinterlassen, ohne in Echtzeit zusammenzukommen. Idealerweise wird hier, z.B. über einen Versionsverlauf nachvollziehbar, wer wann welche Änderung vorgenommen hat.
Einfaches Teilen von News: Statt regelmäßiger Meetings können z.B. Beiträge in einer Community Plattform erstellt werden, um aktuelle Infos zu teilen. Per Kommentarfunktion kann man direkt dazu in den Austausch kommen oder Rückfragen klären – und das zeit- und raumübergreifend. Zudem werden Informationen so an einem zentralen Ort gesammelt und Diskussionen können auch nach einer gewissen Zeit transparent hergeleitet werden.
Dezentrale Zusammenarbeit (z.B. zwischen Haupt- und Ehrenamtlern): Organisationen können Methoden wie Social Video nutzen, um verschiedene Perspektiven auszutauschen. Beispielsweise kann ein Projektstand via Video vorgestellt werden. Durch das Kommentieren und Re-Kommentieren können Fragen geklärt und ein gemeinsames Verständnis entwickelt werden, unabhängig von den jeweiligen Arbeitszeiten.
Lernprozesse organisieren: Mit Online-Lernumgebungen, die asynchrone Kommunikation ermöglichen, kann der Ausbildungsort sowohl räumlich als auch zeitlich erweitert werden. Das heißt, die Ausbildung findet z.B. nicht mehr nur synchron in der Sportschule statt, sondern auch asynchron online. Zudem kann die Kommunikation an einem zentralen Ort organisiert werden.

Vorteile der Asynchronen Kommunikation

Flexibilität fördert individuelle Produktivität: Jedes Teammitglied kann nach seinem eigenen Rhythmus arbeiten, ohne den Arbeitsfluss zu stören.
Vertiefte Reflexion: Die Möglichkeit, Nachrichten in Ruhe zu überdenken, fördert fundierte und durchdachte Beiträge und führt zu qualitativ hochwertigen Ergebnissen.
Bessere Konzentration: Weniger Unterbrechungen und individuelles Zeitmanagement führen zu höherer Produktivität.
Schriftliche Kommunikation minimiert Missverständnisse: Durch gezielte Nachfrage und das Austauschen von Perspektiven kann ein gemeinsames Verständnis entwickelt werden. Diskussionen können langfristig nachvollzogen werden.
Überbrückung von Zeitzonen: Die asynchrone Kommunikation ermöglicht es, die geografischen Distanzen oder die unterschiedlichen Arbeitszeiten zu überwinden und dennoch effektiv zusammenzuarbeiten.

Wann lohnt sich welche Form der Kommunikation?

synchron

…wenn eine (emotionale) direkte Reaktionen wichtig ist
…bei dringenden Angelegenheiten oder Notfällen, die eine schnelle Reaktion erfordern
…wenn es eine unmittelbare Klärung benötigt, um Missverständnisse zu beseitigen
…um Teambuilding im Rahmen von Live-Begegnungen zu stärken

asynchron

…wenn Ergebnisse eine vertiefende Reflektion erfordern
…wenn bei flexiblen Arbeitszeiten oder beim Arbeiten in unterschiedlichen Zeitzonen eine versetzte Bearbeitungszeit notwendig ist
…für Themen, die jeder individuell bearbeiten kann
…wenn es eine umfassende, nachvollziehbare Dokumentation braucht

Die Mischung macht`s

Die intelligente Verbindung von synchroner und asynchroner Kommunikation kann in Unternehmen und Organisationen einen erheblichen Mehrwert bieten. Die effektive Nutzung asynchroner Kommunikation kann durch die gezielte Integration mit synchroner Kommunikation noch gesteigert werden. Während asynchrone Kommunikation die Effizienz steigert und Flexibilität fördert, ermöglicht die synchrone Kommunikation Echtzeit-Reaktionen und unmittelbare Interaktion. Gerade bei komplexen Themen oder strategischen Entscheidungen, die viel Abstimmung benötigen, eignet sich die Kombination der beiden Ansätze.

Ein mögliches Beispiel ist die asynchrone Vor- und Nachbereitung eines synchronen Meetings. Die asynchrone Kommunikation kann genutzt werden, um Vorerfahrungen abzufragen oder um alle wichtigen Hintergrundinformationen zur Verfügung zu stellen. So können die Teilnehmenden gut vorbereitet synchron zusammenkommen und beispielsweise auf Basis der Hintergrundinfos schnell zu einer Entscheidung kommen. Vorstellbar ist auch, dass ein synchrones Meeting zum Auftakt genutzt wird (z.B. zum Kennenlernen der Teammitglieder und des Vorhabens) und anschließend asynchron in eine vertiefte Auseinandersetzung mit den Themen gegangen wird.

Die Schlüsselkomponente für eine erfolgreiche Kombination von synchroner und asynchroner Kommunikation ist die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, um die spezifischen Anforderungen und Arbeitsweisen des Teams zu berücksichtigen. Eine ausgewogene Nutzung beider Kommunikationsarten kann die Zusammenarbeit verbessern, die Produktivität steigern und gleichzeitig die individuellen Bedürfnisse der Teammitglieder berücksichtigen.

Die edubreak®COMMUNITY ermöglicht beides: Hier kann man asynchron Beiträge erstellen, über Social Video Kommentare schreiben und in Gruppen zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln. Gleichzeitig kann man aber auch in synchronen Online-Meetings (Dialogfunktion) zusammenkommen oder Live-Veranstaltungen vorbereiten. Das Beste aus den zwei Kommunikationsarten wird in edubreak® didaktisch sinnvoll miteinander verbunden.